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Software Docuware

Software DocuWare

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¿Por qué DocuWare?

Pertenencia en el tiempo:
Es software pionero en Colombia de Gestión Documental, con más de 15 años en el país.
Robustez de la aplicación:
Existen en clientes archivadores de más de 10 millones de documentos, se han realizado implementaciones donde se migra de un sistema a DocuWare.
Desarrollos alternos:
DocuWare tiene un módulo ToolKit con elque distribuidores a nivel mundial realizan desarrollos de módulos en DocuWare que generan valor.
Exposición a nivel mundial:
Aunque el desarrollo en Colombia es buennivel, el hecho de que una aplicación esté expuesta a las condiciones y legislaciones de más de 70 países enriquece mucho el producto.

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Implementación de DocuWare

Levantamiento de Información:
Allí se contemplan los diferentes aspectos del trabajo actual con el cliente.
Taller de Definición:
En este taller se define el alcance del proyecto y cronograma, se realiza entre Summan y el cliente.
Taller de Configuración:
En este taller se definen aspectos como la parte tecnológica, rol de usuarios, documentos y campos de almacenamiento. Se realiza entre Summan y el cliente.

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Casos de Éxito de Gestión Documental

TDM TRANSPORTES S.A.
Agilizar generación de facturas
UNIVERSIDAD CES
Optimización de Admisiones y Registros, Pago de Proveedores
UNIVERSIDAD EAFIT
Optimización de Admisiones y Registros, Manejo de Correspondencia, Administración de Contratos y Convenios
RENTING COLOMBIA S.A.
Hojas de vida de vehículos en renta y proceso de pago de proveedores

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Paso 1. Licenciamiento para Servidor

Business Server

LICENCIA BUSINESS SERVER DOCUWARE

DocuWare Business Server es una de las tres versiones de servidor. Fue diseñada para su uso en empresas pequeñas con una única sede. Ofrece todas las funciones básicas necesarias para un sistema de gestión documental fiable, con limitantes en temas de almacenamiento por archivador, integración de módulos DocuWare, entre las más importantes.

Professional Server

LICENCIA PROFESSIONAL SERVER DOCUWARE

DocuWare Professional Server es la plataforma ideal para empresas pequeñas y medianas, así como para soluciones departamentales en empresas de gran tamaño. A diferencia del Business Server, ofrece funciones como sincronización de archivadores, integración de LDAP, Active Directory y directorios de dominios, así como ampliar más funcionalidad con la integración de los módulos DocuWare.

Enterprise Server

LICENCIA ENTERPRISE SERVER DOCUWARE

DocuWare Enterprise Server amplía aún más la gama de funciones disponibles y permite el cumplimiento de las normas más estrictas en seguridad de datos y tolerancia ante posibles fallos. Se pueden interconectar varios servidores y distribuir efectivamente la carga entre ellos. Puede almacenar documentos en forma cifrada.

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Paso 2. Licenciamiento para cliente

Windows Client

LICENCIA WINDOWS CLIENT DOCUWARE

Es el cliente Windows de DocuWare tradicional, el cual es utilizado para la captura, indexación, almacenamiento y posterior recuperación del documento. Su licencia es concurrente, es decir, se puede instalar en múltiples equipos y tendrán acceso a DocuWare de acuerdo al número de licencias adquiridas. Permite tomar una licencia cliente Windows y nombrarla a 2 usuarios, trabajando así con una sola licencia.

Web Client

LICENCIA WEB CLIENT DOCUWARE

El cliente web de DocuWare permite realizar las tareas estándar como búsquedas, distribución de documentos, flujos de trabajo con rapidez y comodidad, independiente si está fuera o en la oficina, a través de navegadores web habituales, en internet como en su intranet. No se requiere de una instalación física en su pc, simplificando la labor de las áreas de ingeniería y soporte.

Windows Explorer Client

WINDOWS EXPLORER CLIENT DOCUWARE

El Windows ExplorerClient integra archivadores de DocuWare dentro del sistema de archivos de Windows, permitiendo a los usuarios que almacenen y busquen documentos de forma intuitiva con el Explorador de Microsoft Windows. No se requiere una instalación de DocuWare, simplemente se muestra como una unidad disponible en el explorador, los archivadores se gestionan como carpetas normales de archivos, con las propiedades de DocuWare

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Paso 3. Módulos Adicionales

Modulos Adicionales

El sistema DocuWare 5 es un programa de software con tecnología avanzada para gestión integrada de documentos.
Es capaz de procesar todo tipo de documentos, de fuentes diversas; y dispone de procedimientos de control internos para asegurar el cumplimiento de los requisitos de auditoría de empresa y compatibilidad.
DocuWare 5 importa documentos, los clasifica, añade un índice de texto completo y los prepara para el procesamiento posterior.

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Active Import

ACTIVE IMPORT deDocuWare monitorea las carpetas seleccionadas de Outlook y el directorio de archivos, almacenando en DocuWare los correos y archivos encontrados. Active Import se ejecuta en segundo plano y automáticamente cuando se inicia DocuWare. Es capaz, adicional, de cruzar campos con una base de datos externa, permitiendo así la indexación automática de campos, minimizando el error humano.

Recognition

RECOGNITION permitearchivar documentos en DocuWare capturando criterios de indexado automáticamente a partir del contenido de los documentos. Lee los textos mediante OCR o utiliza los códigos de barras de zonas predefinidas. La imagen del documento es almacenada en DocuWare con los campos capturados con OCR, allí puede intervenir el módulo Active Import para cruzar información con una Base de Datos y terminar de indexar el documento automáticamente.

Autoindex

Los sistemas de información ya disponen de criterios de ordenación y búsquedas de palabras para muchos de los documentos que deben ser almacenados. AUTOINDEX recoge los datos y los añade autónomamente al archivador como términos de índice. La entrada manual deja de ser necesaria y el almacenamiento se ejecuta de forma automática.

Smart Connect

SMART CONNECT permite accesar los archivadores directamente desde el sistema de información del cliente. Desde la interface de usuario, al realizar un click en el botón de enlace que se coloca en la aplicación, Smart Connect trae a pantalla los documentos relacionados. Realiza búsquedas (Smart Search), pero también permite realizar indexaciones (Smart Index), la configuración previa siempre mantiene estos servicios en vivo. Se puede implementar también el DocuWare Business Server.

Task Manager

TASK MANAGER distribuye documentos pronta y eficientemente eliminando tiempos muertos de trabajo y cuellos de botella. Los componentes Task List y E-mail Notification permiten una mejor administración de los procesos documentales. Todo tipo de documentos pueden ser incorporados en el Task List, la única condición es que deben estar almacenados en DocuWare, E-mail Notification envía notificaciones por correo con vínculo a los documentos por procesar, estas se pueden acumular para evitar cantidad de correos, adicional se puede notificar cuando una tarea no ha sido completada en un tiempo determinado.

DocuWare Mobile

El impacto de los dispositivos móviles en la tecnología motivó a DocuWare el desarrollo del módulo DOCUWARE MOBILE, los usuarios de iPhone y iPad pueden recuperar documentos de un repositorio central de documentos y visualizarlos con el visor de DocuWare, participar del flujo documental autorizando documentos utilizando sellos. La seguridad está plenamente garantizada por DocuWare al utilizar cifrado HTTPS.

Content-Folder

CONTENT-FOLDER enuna carpeta virtual contiene vínculos a los documentos almacenados en el archivador, la carpeta virtual se aloja en el escritorio y se puede integrar al Outlook facilitando el procesamiento de los documentos a autorizar. La ventana es personalizable de acuerdo a los requerimiento de los usuarios. Se implementan flujos documentales por procesos, la gran necesidad de las compañías.

Connect to Outlook

El OUTLOOK CLIENT DOCUWARE permite acceder a los documentos y mensajes de correo electrónico archivados en el repositorio central de documentos. Es posible abrir y editar sin problemas en Outlook archivos adjuntos en distintos formatos, así como enviarlos en su formato original o PDF. También es posible integrar listas de resultados y listas de tareas del módulo CONTENT-FOLDER, facilitando al usuario el acceso a la información.

Connect to SharePoint

CONNECT toSharePoint conecta a Microsoft Office SharePoint con el sistema de gestión documental DocuWare, permitiendo almacenar documentos directamente desde el SharePoint y de esta forma aligerar la carga de las bibliotecas. MSS combina y gestiona la inteligencia empresarial mediante soluciones de portal basadas en web, es posible trabajar en conjunto con los documentos, publicar información, buscar datos relevantes e intercambiar conocimientos técnicos y documentación. DocuWare ayuda a mejorar el rendimiento del portal.

Connect to SAP

CONNECT to SAP conecta a DocuWare con el módulo de SAP ArchiveLink integrado en el SAP NetWeaver por medio de una interfaz certificada. De esta forma los documentos que acompañan los procesos empresariales pueden consultarse en cualquier momento simplemente pulsando un botón. El almacenamiento de documentos con protección contra revisiones está garantizado. Cualquier cliente autorizado de DocuWare puede tener acceso a los documentos y datos de SAP, además, el empleo de atributos simplifica la búsqueda.

Connect to Notes

CONNECT to NOTESpuede almacenar sus documentos de Notes en DocuWare y organizarlos de forma simple y cómoda. Para ello dispone de numerosas posibilidades adicionales para la administración documental, a la vez que en DocuWare puede seguir editando los documentos de Notes almacenados. Permite incrementar y optimizar la capacidad de rendimiento de un sistema Lotus/Notes mediante la conexión al sistema de gestión documental DocuWare. Almacena correos electrónicos y sus adjuntos, descongestionando su entorno Notes.

Cold/Read

COLD/READ se encargadel almacenamiento de las colas de impresión en DocuWare. Los documentos incluidos en los datos se pueden ver de forma idéntica al original, se pueden completar con anotaciones y sellos, y se pueden imprimir. Funciona como proceso independiente en una estación de trabajo o en un servidor que tenga acceso tanto a los datos de cola como al archivo DocuWare. El proceso de lectura se inicia manualmente, en función de un evento o con un desfase de tiempo, COLD/READ lee los datos de los criterios de clasificación para el almacenamiento.

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