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Ley 962, Ley Antitrámite
La Ley 962 (Ley Antitrámite), aspectos que ayudan en la implementación de tecnologías de Manejo Documental
La ley Antitrámite presenta aspectos importantes relacionados con el Manejo Documental de las empresas, sobre todo ahora que existe la fuerte corriente de digitalizar documentos.
Muchas dudas existentes al interior de las organizaciones sobre almacenamiento físico, destrucción de soportes, entre otras, serán resueltas en los siguientes artículos y que potencian el uso de tecnologías como Formatos Electrónicos de Documentos y Sistemas de Gestión Documental.

El pasado 8 de julio de 2005, se aprobó la LEY 962, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Esta nueva Ley fue publicada en el DIARIO OFICIAL bajo el radicado 45963.

La gestión documental se está modernizando y tecnificando y es así como día a día las empresas han iniciado procesos de digitalización documental, con el fin de servir la información de una manera más oportuna, de protegerla y de reducir las áreas de almacenamiento. El estado colombiano no está ajeno a modernización y por lo tanto ha promulgado la presente Ley, la cual se ha conocido como ley Antitrámites.

Los aspectos más sobresalientes de esta Ley los trascribimos a continuación.

Artículo 1º,
Numeral 1. Fortalecimiento tecnológico.
La Ley 962 (Ley Antitrámite), aspectos que ayudan en la implementación de tecnologías de Manejo Documental.

La ley Antitrámite presenta aspectos importantes relacionados con el Manejo Documental de las empresas, sobre todo ahora que existe la fuerte corriente de digitalizar documentos.

Muchas dudas existentes al interior de las organizaciones sobre almacenamiento físico, destrucción de soportes, entre otras, serán resueltas en los siguientes artículos y que potencian el uso de tecnologías como Formatos Electrónicos de Documentos y Sistemas de Gestión Documental

Con el fin de articular la actuación de la Administración Pública y de disminuir los tiempos y costos de realización de los trámites por parte de los administrados, se incentivará el uso de medios tecnológicos integrados, para lo cual el Departamento Administrativo de la Función Pública , en coordinación con el Ministerio de Comunicaciones, orientará el apoyo técnico requerido por las entidades y organismos de la Administración Pública.

Artículo 6º.
Medios Tecnológicos.
Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas.

La sustanciación de las actuaciones así como la expedición de los actos administrativos, tendrán lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes. Para el trámite, notificación y publicación de tales actuaciones y actos, podrán adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.

Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública.

En los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento de una prestación económica en todo caso deben allegarse los documentos físicos que soporten el derecho que se reclama.

La utilización de medios electrónicos se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del Capítulo 8 del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo, artículos 251 a 293, del Código de Procedimiento Civil, y demás normas aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento.

Parágrafo 1º. Las entidades y organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización.

Parágrafo 2º. En todo caso, el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias de la Administración Pública deberá garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.

Parágrafo 3º. Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios electrónicos, las firmas autógrafas que los mismos requieran, podrán ser sustituidas por certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional.

Artículo 26. Factura Electrónica.
Para todos los efectos legales, la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.

La posibilidad de cobrar un servicio con fundamento en la expedición de una factura electrónica se sujetará al consentimiento expreso, informado y por escrito del usuario o consumidor del bien o servicio.

Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio.
Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.