DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS | Summan: Manejo Documental e infraestructura informática

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DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

El sistema DocuWare 5 es un programa de software con tecnología avanzada para gestión integrada de documentos. Es capaz de procesar todo tipo de documentos, de fuentes diversas; y dispone de procedimientos de control internos para asegurar el cumplimiento de los requisitos de auditoría de empresa y compatibilidad. DocuWare 5 importa documentos, los clasifica, añade un índice de texto completo y los prepara para el procesamiento posterior.

El programa está dotado de funciones adicionales para gestión de registros, que garantizan la seguridad y el control de las operaciones de acceso. DocuWare 5 utiliza funciones de flujo de trabajo, gestión de contenido Web e integración universal para proporcionar eficaces restaciones de gestión de contenido empresarial (ECM) que facilitan la expansión en el ámbito de una organización.

DocuWare 5 ofrece comodidad de uso y seguridad. Hasta los más exigentes aprobarán el caudal de funciones y la facilidad de uso y administración que, combinado con la seguridad óptima y la capacidad de integración, hacen de DocuWare 5 un producto preparado para evolucionar según los requisitos de la empresa.

Vea video de funciones básicas de la gestión documental

Importación de documentos

Documentos en papel
Archivos de MS Office y otros formatos
Gestión de informes empresariales
Correo electrónico

Almacenamiento organizado y seguro

Estándares abiertos para datos de índice y documentos
Almaceniamento automático
Sistemas de almacenamiento ensibles a la demanda
Archivadores autónomos

Búsqueda de documentos

Búsqueda de texto completo
Perfiles de búsqueda y almacenamiento especificados según tarea
Integración con otros programas

Modificación de documentos

Gestión de versiones
Marcas, anotaciones y sellos

Configuración

Arquitectura para el futuro
Administración central
Escalabilidad
Segurida

Módulos Opcionales para DocuWare

Licencias Servidor

DocuWare 5 es el software básico para la gestión documental y archivado electrónico de todos sus documentos comerciales y documentación varia. DocuWare está disponible en 15 idiomas, con más de 7.500 instalaciones en todo el mundo. Se distingue por su completa funcionalidad, sencilla administración y utilización, una alta capacidad de integración y por una seguridad absoluta. DocuWare 5 está disponible en tres versiones de servidor diferentes.

Módulo DocuWare Web Client

Gestión documental basada en Internet con toda comodidad. Ya sea en las tareas que requieren usuarios móviles, en los viajes de negocios, en el teletrabajo o en la oficina: como usuario DocuWare dispondrá de una multitud de funciones estándar de DocuWare a través del Cliente Web. Las tecnologías Web 2.0 permiten encontrar y distribuir documentos y gestionar flujos de trabajo con una rapidez y...

Módulo DocuWare Active Import

Almacenar Correos Electrónicos y Archivos de Forma Automática, Simple y Ordenada. ACTIVE IMPORT supervisa las carpetas seleccionadas de Outlook y el directorio de archivos, y almacena los mensajes de correo electrónico y documentos que encuentra en el archivador central de DocuWare. ACTIVE IMPORT se ejecuta en segundo plano para archivar automáticamente los mensajes de correo electrónico y se integra con los exploradores de red.

Módulo DocuWare Recognition

Asignación Automática de Indices mediante Reconocimiento de Código de Barras y Texto. Con RECOGNITION podrá archivar documentos en DocuWare aún más rápido, capturando criterios de indexado automáticamente a partir del contenido de los documentos. RECOGNITION lee los textos mediante OCR (Optical Character Recognition) o utilizando los códigos de barras de zonas predefinidas.

Módulo Content-Folder

Mayor Velocidad para el Workflow. CONTENT-FOLDER garantiza un acceso más rápido y directo a las informaciones requeridas cotidianamente. Reúne en una carpeta virtual una selección cualquiera de documentos almacenados en DocuWare. En lugar de contener copias de los documentos, las carpetas contienen vínculos a los originales en el archivador. La combinación de documentos la determina el usuario de acuerdo a sus necesidades...

Módulo DocuWare Link

Acceso a Documentos directamente desde Aplicaciones como Finanzas y Contabilidad. LINK permite integrar documentos archivados en DocuWare con otras aplicaciones, como programas de contabilidad y de recuperación de documentos. Con unos cuantos clics podrá acceder a todos los documentos que necesite para una aplicación, como documentos de envío de registros de contabilidad procesados.

Módulo DocuWare Auto-Index

Indexación automática de documentos almacenados mediante datos externos. Los sistemas informáticos ya disponen de criterios de ordenación y búsquedas de palabras para muchos de los documentos que deben ser almacenados. DocuWare AUTOINDEX recoge los datos y los añade autónomamente al archivador como términos de índice. La entrada manual deja de ser necesaria. El almacenamiento se ejecuta de forma automática.

Módulo DocuWare Cold/Read

Almacenamiento de datos de cola. En las empresas se imprimen a través de la impresora grandes cantidades de documentos y diarios. COLD/READ se encarga del almacenamiento de los ficheros de cola en DocuWare 5. Los documentos incluidos en los datos se pueden ver de forma idéntica al original, se pueden completar con anotaciones y sellos y se pueden imprimir.

Módulo DocuWare Connect to SAP

Almacenamiento digital para SAP con DocuWare. CONNECT to SAP enlaza DocuWare, por medio de una interfaz certificada con el módulo de SAP ArchiveLink, integrado en el SAP NetWeaver. Es compatible con cualquier tipo de documento y estrategia de almacenamiento de SAP, así como el almacenamiento de datos SAP.

Módulo DocuWare Connect to Notes

DocuWare permite almacenar y organizar documentos de Lotus Notes. Con CONNECT to Notes puede almacenar sus documentos de Notes en DocuWare y organizarlos de forma simple y cómoda. Para ello dispone de numerosas posibilidades adicionales para la administración documental, a la vez que en DocuWare puede seguir editando los documentos de Notes almacenados.

Módulo de Correspondencia

La organización y administración de la correspondencia y los documentos asociados a esta, puede ser un proceso que consume tiempo en su negocio. Algunas veces el volumen de estos documentos es gigante. Sin embargo existen mejores prácticas que indexar y recuperar documentos en papel y puede ser una tarea desalentadora pasar a través de todos esos documentos para encontrar el que se requiere...

Módulos de Workflow

El Workflow o flujo de documentos permite trabajar con documentos que hacen parte de un proceso de nuestra organización, documentos como correspondencia interna y externa, contables, entre otros, que requieren viajar físicamente dentro de la organización, expuestos a pérdidas, demoras, etc.