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DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS |
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CONSULTORIA
Para las implementaciones del sistema de gestión documental, Summan emplea una metodología de proyectos que involucra la siguiente Consultoría:
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- Levantamiento de información: en coordinación con diferentes áreas del cliente, se evalúan los procesos críticos de la compañía que requieren ser intervenidos para la generación de eficiencia y minimización de riesgos. Allí se identifican los roles de las áreas y usuarios en la situación actual.
- Presentación de propuesta: Summan presenta al cliente la propuesta que involucra la mejora de los procesos, valores de software hardware –servicios profesionales – involucrados en la solución, retorno de inversión, entre otros.
- Taller de definición: En este ejercicio se define el alcance de la solución, se hace en conjunto con un representante del cliente y el documento queda para las partes. Esto permitirá a futuro minimizar reclamos en el proceso de implementación, ya que claramente se podrá revisar que está o no incluido al instalar y configurar la solución.
- Taller de configuración: En este taller definimos 3 aspectos vitales, los cuales son realizados con un representante del cliente:
- Análisis de la infraestructura tecnológica: se revisa la infraestructura actual para soportar la implementación, allí se pueden determinan necesidades o requerimientos mínimos de hardware o software
- Análisis de los documentos: se definen los documentos a digitalizar, los campos a indexar, para poder así diseñar el archivador e identificar el tipo de escáner a utilizar, rutas de los documentos, sellos a utilizar, integraciones con otros sistemas de información para agilizar proceso de indexación, entre otros.
- Análisis de usuarios: se definen los usuarios del sistema y permisos de los mismos
- Implementación: Aprobados los talleres, se procede a la implementación del sistema de gestión documental de acuerdo a los parámetros definidos.
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Manejo Documental