Evolución Digital de los Documentos

 

En mayo de 2016 asistí al evento DocuWorld de DocuWare en Las Vegas, Nevada. Entre las charlas que allí dieron diferentes conferencistas, me llamó la atención la presentación de Jüergen Biffar, presidente de DocuWare. Su exposición fue sobre la evolución digital y la nueva revolución industrial. A continuación comento algunos aspectos importantes de su presentación:

La evolución digital viene transformando modelos de negocio de manera dramática; Grandes Tiendas, Entidades Financieras, Salud, Transporte, Administración Pública, entre otras, vienen experimentando grandes cambios, facilitando la interacción por medio de portales y aplicaciones, generando calidad de servicio, realizando transacciones e interactuando con sus clientes de manera directa.

Esta transformación digital de las empresas implica un cambio digital de los procesos de negocio;  aunque los documentos físicos migran a documentos virtuales,  igual se siguen generando.

Los documentos digitales seguirán existiendo en nuestros diferentes sistemas de información, por lo cual cobra relevancia esa relación entre las aplicaciones, a través de un contenedor de documentos, que permita la visualización de un proceso documental, así este sea digital o físico, o una mezcla de ambos.

Explicaba Jüergen Biffar, que un documento es una unidad de información que tiene un inicio y fin, donde se entiende claro el alcance de la información y todos reciben el mismo contenido, como un documento en papel, un archivo de pc, un email, mensaje de texto y chat individual. No es un documento una unidad de información variable, como una página web, una vista de contenidos contables, un mensaje de texto completo o una corriente de chats. Pero aún la información dinámica necesita documentación para comprensión de la organización.

El poder integrar la gran cantidad de documentos virtuales que se generan y reciben, muestran que los documentos siguen teniendo futuro.

 

En ese futuro de la oficina, se abren 3 grupos de trabajo en las empresas:

Empleados Calificados, Empleados con Conocimiento y Administradores:

  • Los empleados calificados requieren creaciones simples de documentos, rápido acceso, procesos seguros, almacenamiento organizado rápido y automático.
  • Los empleados con conocimiento requieren una creación confortable de documentos, procesos colaborativos de contenidos, rápido acceso y almacenamiento bien organizado.
  • Los administradores requieren rápido acceso, distribución segura, transparencia en los cambios y almacenamiento bien organizado

¿Cómo trabajaremos con documentos en el futuro?

Las empresas hoy almacenan sus documentos bajo criterios técnicos, el papel dentro de archivadores, archivos en servidores de archivos, los correos electrónicos en los servidores de correo, los archivos contables en sistemas contables o ERP.

Los empleados con conocimiento tienen trabajos creativos para innovación y llevar a la organización adelante; los empleados calificados tienen trabajos estructurados para sistemas ordenados y apuntando a bases organizacionales existentes.

El trabajo creativo va a requerir mejor trabajo en grupo, con archivos compartidos y servicios de sincronización, como Dropbox, Google Drive o Microsoft One Drive.

El trabajo estructurado va a requerir para crear orden sistemas empresariales de administración de contenidos, organización central segura para los diferentes tipos de documentos, almacenamiento y recuperación rápida y eficiente, y requerimientos legales de retención de documentos. Para automatizar procesos van a requerir sistemas de flujos de trabajo confiables para la organización.

Concluyó Biffar, que los sistemas ECM tienen el reto de ser aplicaciones de fácil configuración, donde los empleados puedan programar sus propios flujos de trabajo y realizar su mantenimiento, y ser amigable para los usuarios.

 

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