Módulo DocuWare Recognition
Asignación Automática de Indices mediante Reconocimiento de Código de Barras y Texto. Con RECOGNITION podrá archivar documentos en DocuWare aún más rápido, capturando criterios de indexado automáticamente a partir del contenido de los documentos. RECOGNITION lee los textos mediante OCR (Optical Character Recognition) o utilizando los códigos de barras de zonas predefinidas.

Usos Posibles
Para almacenar facturas de proveedores, pegue primero una etiqueta con código de barras sobre las facturas y digitalice la factura. Los documentos se encuentran entonces en la bandeja DocuWare, donde los números de los códigos de barras son explorados con RECOGNITION y utilizados como palabras clave para el almacenamiento. Haga el asiento de las facturas en el sistema de contabilidad, introduciendo la empresa, número de factura, monto, etc. Estos datos pueden ser utilizados automáticamente para añadir palabras clave de las facturas ya almacenadas en DocuWare. Para ello está disponible el módulo adicional DocuWare AUTOINDEX.

Cuando se tiene una cantidad de documentos en papel con una misma estructura, p. ej. formularios, es posible especificar que determinados elementos de texto importantes que se encuentran siempre en un lugar fijo del documento sean explorados con OCR y utilizados como palabras clave para el almacenamiento en DocuWare.Esto permite almacenar órdenes de servicio e informes de los técnicos de servicio sin mucho esfuerzo: Por ejemplo, con un programa de procesamiento de órdenes de servicio se genera una orden para el departamento de servicio al cliente, introduciendo ahí el nombre del cliente, la fecha de la orden, etc., y añadiéndole el número de orden como código de barras y como texto.

El campo para el informe del técnico queda inicialmente sin llenar. La orden de servicio es almacenada con TIFFMAKER; el nombre del cliente, la fecha de la orden y el número de orden son explorados automáticamente y utilizados como palabras clave. El departamento del servicio al cliente tiene así todas las órdenes en un archivador y puede supervisar las órdenes pendientes. Cuando un técnico visita un cliente, lleva consigo una impresión de la orden de servicio almacenada, llena el informe frente al cliente y hace que éste lo firme. De vuelta en la empresa, el documento es digitalizado y el código de barras explorado con RECOGNITION; a través del número de código de barras, el documento es asignado a la orden de servicio indexada integralmente.

Funcionamiento
Documentos entrantes, tales como facturas de proveedores, remesas documentos comerciales pasan a aplicación DocuWare a través del escáner. Se encuentran primero en bandeja DocuWare, de manera similar una bandeja física de entrada sobre escritorio. El proceso de exploración puede ejecutado de diversas maneras:
  • RECOGNITION es ejecutado desde la ventana principal de DocuWare y lee los documentos marcados de una bandeja.
  • RECOGNITION se ejecuta autónomamente. La exploración puede entonces realizarse en diversas bandejas.
  • En conjunto con DocuWare ACTIVE IMPORT, RECOGNITION lee palabras clave de los archivos a importar.
Mediante reconocimiento de textos o de código de barras, información como el número de código de barras, el remitente o la fecha, es leída automáticamente del documento y utilizada como palabra clave para el almacenamiento del documento en DocuWare. Las palabras clave son escritas en la cabecera del archivo de documento. El documento queda así pre indexado y es almacenado en el archivador correspondiente, desde la bandeja.

Las palabras clave son entonces copiadas desde la cabecera en los campos de base de datos del archivador previstos para ello.Conjuntamente con ACTIVE IMPORT, RECOGNITION puede utilizarse para preparar los archivos a importar. Los archivos pueden ser importados a diversas bandejas o archivadores, dependiendo del resultado de la exploración, lo que permite realizar una clasificación de documentos.DocuWare RECOGNITION se compone del programa RECOGNITION, que ejecuta la exploración de las informaciones, y del editor de RECOGNITION. Antes de realizar la primera tarea con RECOGNITION, es necesario crear primero una configuración con el editor.

Crear una Configuración de RECOGNITION
Al crear una nueva configuración de RECOGNITION, se debe primero asignar un archivador, en donde se almacenarán los documentos después de explorar las palabras clave. También debe asignar un nombre a la configuración y seleccionar un documento ejemplo, que se mostrará en la ventana principal del editor de RECOGNITION.En la configuración especifique si los documentos deben ser separados y cómo, lo que es relevante en un procedimiento de digitalización por lotes. También puede especificar si para la indexación de texto completo se explorará todo el texto del documento.

Si los documentos digitalizados no tienen una buena calidad, es posible anteponer una mejora de imagen, que podría, por ejemplo, eliminar zonas grises o líneas, bajo ciertas condiciones. También es posible entonces almacenar el documento mejorado en lugar del original. Para la indexación de texto completo, especifique los ajustes de OCR óptimos para sus documentos, a fin de lograr los mejores resultados posibles de exploración. También puede determinar que se genere un protocolo de los procesos de exploración. Asimismo, es posible asignar palabras claves de contenido fijo para hasta cinco campos de la base de datos. Estos pueden ser seleccionados independientemente de si aparecen o no en el documento.

Definir las Zonas de Exploración
Las zonas que serán exploradas en los documentos pueden ser especificadas trazando rectángulos en el documento ejemplo. Para cada zona especifique si la exploración será de texto (incluido números) o de código de barras. Asigne la zona a un campo de base de datos del archivador especificado, donde será registrada la cadena de caracteres explorada al almacenar el documento.Para obtener un resultado óptimo de exploración, es posible realizar una nueva mejora específica de imagen para cada zona. También es posible asignar ajustes específicos de OCR o de código de barras para cada zona. Esto permite adecuar totalmente el proceso de RECOGNITION a los requerimientos individuales.Una vez especificada totalmente, la configuración RECOGNITION estará disponible en la red para todos los usuarios de DocuWare y podrá ser utilizada al explorar sus documentos.Funciones

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Flujos de Trabajo con el Web Client (leer mas…)

El uso de flujos de trabajo automatizados resulta muy cómodo con el cliente Web de DocuWare. Listas de tareas le muestran de inmediato al usuario los documentos cuya tramitación todavía está pendiente. La definición de estas listas de tareas es sencilla: se configuran de forma centralizada y se asignan a los usuarios correspondientes. De esta forma se pueden gestionar con facilidad procesos como la revisión contable, ya que con un solo clic, los usuarios reciben a diario un listado de las nuevas facturas recibidas para su comprobación, reenvío o autorización. Así pues, el usuario siempre obtiene de forma automática una visión general de cuáles son sus tareas actuales.