Módulo DocuWare Cold/Read
Almacenamiento de datos de cola. En las empresas se imprimen a través de la impresora grandes cantidades de documentos y diarios. COLD/READ se encarga del almacenamiento de los ficheros de cola en DocuWare 5. Los documentos incluidos en los datos se pueden ver de forma idéntica al original, se pueden completar con anotaciones y sellos y se pueden imprimir.

Descripción
DocuWare COLD/READ funciona como proceso independiente en una estación de trabajo PC o en un servidor que tenga acceso tanto a los datos de cola como al archivo DocuWare. El proceso de lectura se inicia manualmente, en función de un evento o con un desfase de tiempo, p.ej. por la noche. Mediante la adaptación específica para cada dato de cola, COLD/READ lee de los datos los criterios de clasificación para el almacenamiento.

DocuWare convierte los datos de cola a un formato DocuWare especial (archivo CLD) o al formato TIFF. En el segundo caso, para cada documento incluido en un archivo de cola se crea un documento TIFF. Esto requiere más memoria, pero en cambio permite añadir notas y sellos a los documentos. De esta forma estos documentos también se pueden incluir en flujos de trabajo controlados por sellos.Los criterios de clasificación se introducen en la base de datos del archivadory los datos de cola convertidos se guardan en el archivador. Si se ha configurado el archivador para la búsqueda de texto completo, DocuWare crea el índice de texto completo mediante el contenido de los documentos.

A menudo se imprimen los datos de cola en formularios o se visualizan formularios para su distribución electrónica. En la conversión al formato CLD estos formularios no se archivan con cada documento, sino únicamente se guardan en la instalación de COLD/READ como archivo TIFF y se depositan electrónicamente los documentos en la posterior reproducción.Después de la lectura, los datos están disponibles inmediatamente para la búsqueda. El usuario introduce una búsqueda de palabra, por ejemplo el nombre del cliente o un período, y obtiene una lista de los documentos encontrados.

Los documentos registrados con COLD/READ se enumeran junto con otros documentos, ficheros y correos que corresponden a la consulta de búsqueda. De forma alternativa o complementaria se pueden buscar los documentos por cualquier valor o término que incluyan.Para visualizar los documentos desde el fichero CLD, DocuWare ofrece el modo texto, que sólo muestra los datos útiles, o el modo de pantalla, que formatea los datos útiles y, dado el caso, deposita un formulario existente. En este aspecto, el documento también se puede imprimir de forma idéntica al original o enviarse por fax, como un documento convertido al formato TIFF. La búsqueda y visualización de documentos es posible tanto con el cliente Windows de DocuWare 5, como utilizando el INTERNET SERVER DocuWare con un navegador a través de Internet e Intranet. Para poner a salvo los documentos más antiguos, DocuWare ofrece la posibilidad de transferirlos a prueba de revisión a CD, DVD u otros soportes de datos con los módulos de búsqueda de DocuWare.Funciones (leer más…)

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Flujos de Trabajo con el Web Client (leer mas…)

El uso de flujos de trabajo automatizados resulta muy cómodo con el cliente Web de DocuWare. Listas de tareas le muestran de inmediato al usuario los documentos cuya tramitación todavía está pendiente. La definición de estas listas de tareas es sencilla: se configuran de forma centralizada y se asignan a los usuarios correspondientes. De esta forma se pueden gestionar con facilidad procesos como la revisión contable, ya que con un solo clic, los usuarios reciben a diario un listado de las nuevas facturas recibidas para su comprobación, reenvío o autorización. Así pues, el usuario siempre obtiene de forma automática una visión general de cuáles son sus tareas actuales.