Módulo DocuWare Active Import
Almacenar Correos Electrónicos y Archivos de Forma Automática, Simple y Ordenada. ACTIVE IMPORT supervisa las carpetas seleccionadas de Outlook y el directorio de archivos, y almacena los mensajes de correo electrónico y documentos que encuentra en el archivador central de DocuWare. ACTIVE IMPORT se ejecuta en segundo plano para archivar automáticamente los mensajes de correo electrónico y se integra con los exploradores de red.

Descripción
DocuWare ACTIVE IMPORT es un módulo adicional del software básico DocuWare y realiza su trabajo en segundo plano. La labor de ACTIVE IMPORT es supervisar determinadas carpetas o directorios en su PC o en su programa de correo electrónico e importar y almacenar automáticamente en DocuWare los archivos y correos electrónicos que ingresan. Los documentos, como los generados por copiadoras digitales, son depositados en una carpeta (de red) supervisada, donde son recogidos por ACTIVE IMPORT y transferidos a DocuWare.

Almacenamiento Automático de Correos Electrónicos
Los correos electrónicos que ingresan a la bandeja de entrada de su programa de correo tienen contenidos muy diversos. Hay ofertas, pedidos, publicidad y muchas cosas más. Arrastre con el ratón aquellos correos electrónicos entrantes o salientes que desea almacenar a una carpeta de Outlook creada para ello. ACTIVE IMPORT asigna allí automáticamente las claves que corresponden. Todo correo electrónico tiene asignados determinados criterios denominados palabras clave, como fecha de envío, asunto, remitente o destinatario. Los correos electrónicos pueden ser encontrados muy rápidamente con ayuda de estas palabras clave. ACTIVE IMPORT ofrece una indexación externa adicional que permite utilizar otros datos como palabras clave. En base a un campo del correo entrante, por ejemplo la dirección del remitente, el programa busca información adicional en la libreta de direcciones de Outlook, en la base de datos de DocuWare o en una base de datos externa, por ejemplo el nombre de la empresa o del interlocutor, y la añade como palabra clave.

Digitalizar e Indexar en Estaciones Externas
Otra aplicación es el almacenamiento de documentos ya pre-indexados. En este caso, en DocuWare se asignan palabras clave a documentos generados y digitalizados en una estación satélite que, a continuación, se envían por correo electrónico, como archivos adjuntos a la central. El destinatario sólo guarda el archivo adjunto. ACTIVE IMPORT recoge automáticamente las palabras clave, de modo que los documentos íntegramente indexados pueden ser depositados en el archivador sin ningún movimiento adicional.

Almacenar Facturas de Proveedores sin Ningún Esfuerzo
Las facturas de proveedores son contabilizadas y se les pega un código de barras para su almacenamiento en DocuWare. Las facturas pasan a través de un escáner o copiadora digital a un directorio supervisado por ACTIVE IMPORT. A través del código de barras se lee el número de la factura, lo que permite buscar palabras clave adicionales en un archivo externo, por ejemplo, nombre del proveedor, número de orden o fecha de la factura, y almacenar así el documento automáticamente.

Clasificación de Documentos
ACTIVE IMPORT le permite digitalizar documentos muy diversos en una sola operación y ordenarlos en grupos, por ejemplo, en facturas de proveedores y facturas a clientes, propuestas y contratos. Para ello basta integrar DocuWare RECOGNITION a la tarea ACTIVE IMPORT; o también integrar un programa de reconocimiento de textos para explorar determinadas propiedades de los tipos de documento. ACTIVE IMPORT puede almacenar los documentos así clasificados en archivadores diferentes, con palabras clave especiales.

Funcionamiento de la Instalación
El módulo ACTIVE IMPORT adicional puede ser instalado en cualquier ordenador donde se ejecute DocuWare: Sobre un PC de un cliente para tareas individuales de ACTIVE IMPORT de los usuarios DocuWare, o en un servidor, para tareas comunes. En ambos casos, ACTIVE IMPORT supervisa los directorios seleccionados. Los archivos y correos electrónicos que se ingresan a dichos directorios son importados automáticamente a DocuWare o a otro directorio de archivos.ACTIVE IMPORT es activado apenas se ejecuta DocuWare y se muestra como icono en la barra de tareas de Windows.ACTIVE IMPORT ofrece las más diversas opciones de configuración, que permiten definir con precisión el almacenamiento.
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Flujos de Trabajo con el Web Client (leer mas…)

El uso de flujos de trabajo automatizados resulta muy cómodo con el cliente Web de DocuWare. Listas de tareas le muestran de inmediato al usuario los documentos cuya tramitación todavía está pendiente. La definición de estas listas de tareas es sencilla: se configuran de forma centralizada y se asignan a los usuarios correspondientes. De esta forma se pueden gestionar con facilidad procesos como la revisión contable, ya que con un solo clic, los usuarios reciben a diario un listado de las nuevas facturas recibidas para su comprobación, reenvío o autorización. Así pues, el usuario siempre obtiene de forma automática una visión general de cuáles son sus tareas actuales.