Descripción
Mayor Velocidad para el Workflow. CONTENT-FOLDER garantiza un acceso más rápido y directo a las informaciones requeridas cotidianamente. Reúne en una carpeta virtual una selección cualquiera de documentos almacenados en DocuWare. En lugar de contener copias de los documentos, las carpetas contienen vínculos a los originales en el archivador. La combinación de documentos la determina el usuario de acuerdo a sus necesidades: correspondencia, documentos comerciales, documentación varia. Las carpetas son depositadas en el escritorio, llevadas a Outlook para su seguimiento, enviadas por correo electrónico o guardadas en cualquier lugar. CONTENT-FOLDER acelera el flujo de informaciones en la empresa. El usuario indica a sus colaboradores en qué estado se encuentra una operación y abrevia los tiempos de espera y de procesamiento. Los documentos nuevos son arrastrados a las carpetas con el ratón y depositados automáticamente en el archivador.
CONTENT-FOLDER permite un trabajo más rápido y eficiente. Los ejemplos siguientes de la vida real lo convencerán:
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Acceso Total a la Información Actualizada
El jefe de ventas desea ver diariamente las nuevas propuestas presentadas a los clientes de su región. Para ello, hace primero una búsqueda por región y fecha de almacenamiento en el archivador de propuestas y con el resultado crea una carpeta con vínculos dinámicos a los documentos encontrados. Deposita la carpeta en su escritorio o como adjunto en una tarea diaria de seguimiento en MS Outlook o Lotus Notes. Cada vez que abre la carpeta, encontrará las propuestas deseadas de los últimos días. Puede reconocer de inmediato las propuestas que han sido añadidas, ya que CONTENT-FOLDER las marca como nuevas.
Coordinación del Flujo de Informaciones
El jefe de proyecto deposita el primer documento de un nuevo proyecto en el archivador DocuWare. Crea una nueva carpeta virtual con todos los documentos que tienen el nombre del proyecto como palabra clave (inicialmente, sólo el primer documento). A todos los miembros del proyecto les envía una copia de la carpeta. Tienen ahora no sólo acceso al documento inicial, sino que pueden recoger los documentos futuros del proyecto a través de sus copias de la carpeta. Los documentos son almacenados automáticamente en DocuWare. Al abrir o actualizar su carpeta, cualquier miembro del proyecto ve también los documentos añadidos en los demás puestos de trabajo. Los documentos que han sido recientemente añadidos se muestran resaltados. Con CONTENT-FOLDER todos los colaboradores tienen un acceso completo a la totalidad de documentos y sobre la información actual y completa relativa al proyecto.
Acelerando el Workflow
Para auditar las facturas, el departamento de compras ha creado una carpeta con vínculos a nuevos documentos del archivador de facturas. Cada vez que una factura de proveedores recién ingresada es digitalizada y depositada en el archivador de facturas, la nueva factura aparece automáticamente en la carpeta del departamento de compras. Compras hace alguna observación en una factura nueva y en la carpeta modifica el contenido de un registro de campo de "nuevo" a "verificado". Cuando el contable abra su carpeta, verá automáticamente la nueva factura con el registro "verificado". Puede hacer de inmediato el asiento correspondiente. Así se abrevian los tiempos de procesos con CONTENT-FOLDER. El procesamiento tiene lugar en el documento original, en el archivador, el documento no puede perderse y el estado actual puede ser verificado en todo momento.
Funcionamiento del Content-Folder
- Carpetas: DocuWare CONTENT-FOLDER crea carpetas bajo la forma de archivos XML que listan uno o más vínculos a documentos en archivadores DocuWare. Los vínculos pueden ser creados a partir de la lista resultante de DocuWare o del resultado de una búsqueda por carpetas. En el caso de la lista resultante, basta marcar los documentos para los cuales se desea incluir vínculos en una carpeta y hacer clic en el botón "CONTENT-FOLDER". En el caso de la búsqueda por carpetas, llame el menú de contexto para uno de los registros. Puede guardar los vínculos en una nueva carpeta, añadirlos en una ya existente o enviarlos por correo electrónico. Si en una carpeta se modifican las palabras clave de los documentos listados, se modifica también el registro de campo en la base de datos del archivador en donde están almacenados los documentos.
- Grupos:CONTENT-FOLDER distribuye siempre los vínculos en grupos. En un grupo sólo hay documentos de un archivador DocuWare común a todos ellos. Como una carpeta puede contener más de un grupo, con una carpeta es posible visualizar documentos de archivadores diferentes. Los documentos se listan como registros de una tabla que contiene el nombre del archivador y los registros de los campos de base de datos. Al arrastrar un archivo por el método de "arrastrar y soltar", por ejemplo desde el Explorador, a un grupo de vínculos, se abre el menú de almacenamiento del archivador correspondiente. Si arrastra el archivo exactamente a un vínculo, en el menú de almacenamiento se muestran las palabras clave del documento almacenado como contenido prefijado. El documento nuevo no necesita ser indexado íntegramente una vez más, podrá modificar las palabras clave cuando se requiera. Esto permite almacenar documentos en un archivador DocuWare.
- Vínculos Estáticos y Dinámicos: Los usuarios pueden elegir entre grupos estáticos y dinámicos. En un grupo estático, los vínculos lo son a documentos seleccionados una vez de modo fijo. La carpeta muestra también las modificaciones de los índices realizadas en DocuWare, los documentos eliminados ya no se muestran en la carpeta. En un grupo dinámico, además del archivador y de las palabras clave, se almacenan conjuntamente los criterios de búsqueda que condujeron a la lista resultante. Si un grupo dinámico de vínculos es actualizado, DocuWare realiza una nueva búsqueda con estos criterios de búsqueda. CONTENT-FOLDER crea vínculos a todos los documentos encontrados. A diferencia de un grupo estático, un grupo dinámico completa la carpeta automáticamente con los documentos nuevos recién ingresados. Ambos grupos pueden mostrar los vínculos nuevos o modificados en forma resaltada para un mejor control.
- Vínculos Estáticos y Dinámicos: Los usuarios pueden elegir entre grupos estáticos y dinámicos. En un grupo estático, los vínculos lo son a documentos seleccionados una vez de modo fijo. La carpeta muestra también las modificaciones de los índices realizadas en DocuWare, los documentos eliminados ya no se muestran en la carpeta. En un grupo dinámico, además del archivador y de las palabras clave, se almacenan conjuntamente los criterios de búsqueda que condujeron a la lista resultante. Si un grupo dinámico de vínculos es actualizado, DocuWare realiza una nueva búsqueda con estos criterios de búsqueda. CONTENT-FOLDER crea vínculos a todos los documentos encontrados. A diferencia de un grupo estático, un grupo dinámico completa la carpeta automáticamente con los documentos nuevos recién ingresados. Ambos grupos pueden mostrar los vínculos nuevos o modificados en forma resaltada para un mejor control.
- Otras aplicaciones típicas:
- Documentos de uso frecuente: En una carpeta en el escritorio usted reúne vínculos, individuales o agrupados, a aquellos documentos almacenados en DocuWare a los que necesita acceder con frecuencia.
- Actualidad: En la carpeta del departamento de ventas con vínculos a las listas de precios se muestran siempre las listas actuales en forma automática.
- Gestión de versiones: Los empleados del área de documentación técnica reconocen la documentación vigente actualmente con un simple clic y ven cuál está actualizada o ha ingresado recientemente.
- Comunicación: Usted envía por correo electrónico una carpeta con un vínculo a un documento determinado a un colega y le solicita sus comentarios, su aprobación o colocar un sello electrónico.
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Flujos de Trabajo con el Web Client (leer mas…)
El uso de flujos de trabajo automatizados resulta muy cómodo con el cliente Web de DocuWare. Listas de tareas le muestran de inmediato al usuario los documentos cuya tramitación todavía está pendiente. La definición de estas listas de tareas es sencilla: se configuran de forma centralizada y se asignan a los usuarios correspondientes. De esta forma se pueden gestionar con facilidad procesos como la revisión contable, ya que con un solo clic, los usuarios reciben a diario un listado de las nuevas facturas recibidas para su comprobación, reenvío o autorización. Así pues, el usuario siempre obtiene de forma automática una visión general de cuáles son sus tareas actuales.
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Digitalización de Documentos y Archivos