Testimonio
Beatriz Helena Guzmán Arismendy
Directora de Admisiones y Registros de la Universidad CES.
“En pleno auge de la tecnología y sus avances, nos parecía imposible tener que invertir tanto tiempo y hacerles desperdiciar otro tanto a nuestros aspirantes en un proceso de inscripción, el cual sabíamos que podíamos optimizar tan solo encontrando la herramienta adecuada.
Hoy en día, ayudados de DocuWare, podemos decir que estamos invirtiendo adecuadamente las horas de nuestro recurso humano, dedicamos menor tiempo al trabajo manual y podemos realizar un adecuado control en las inscripciones y a las oportunas asesorías de manera eficiente a los aspirantes.
Aún estamos creando cultura, pero podemos decir que logramos un avance importante, el cual está acorde con los principios y filosofías de la universidad. Considero que la implementación del Sistema de Gestión Documental DocuWare ha sido una decisión acertada.”
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| UNIVERSIDAD CES |
La Universidad CES tiene programas de Pregrado como Medicina, Odontología, Biología, Veterinaria y Zootecnia, Derecho, entre otros; y Posgrado como Clínicos Medicina, Clínicos Odontología, entre otros; Maestrías y Doctorados. Para el flujo de inscripción, los aspirantes a partir del segundo semestre de 2008 pueden realizar el proceso desde la página web de la Universidad sin necesidad de desplazarse al CES a realizar el trámite.
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| REQUISITOS Y CONDICIONES |
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Cada inscripción de un aspirante genera un formulario de registro, además se anexan documentos como cédula, pruebas ICFES, calificaciones de colegio, entre otros, que pasan a ser parte del expediente u hoja de vida del estudiante; éstos documentos son almacenados en la Universidad, teniendo un estado activo mientras permanece en la institución y un estado inactivo o retirado cuando el estudiante se gradúa o sale de la institución.
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| LOS PROCESOS DE TRABAJO |
La Universidad CES tiene su sede principal en Medellín, allí están centralizados los procesos académicos; además cuenta con sedes alternas en Sabaneta, Envigado, Girardota y otras zonas de la ciudad.
Antes de instalar DocuWare, los aspirantes debían pasar largas horas en el campus universitario realizando el proceso de inscripción y matrículas, generándose largas filas de atención. 2 funcionarios invertían en promedio 6 horas hábiles diarias en el proceso de inscripción durante el tiempo estimado para atención del mismo.
Los documentos llevados por cada aspirante eran almacenados en carpetas físicas, y enviados al entrevistador asignado, siendo posteriormente almacenados en Admisiones y Registros y por último en el CAD.
La generación de nuevos documentos de un aspirante convertido en estudiante son archivados en las carpetas de los mismos.
Existen riesgos en el manejo de los documentos de estudiantes debido a la manipulación física, quedando expuestos a la alteración o pérdida de los mismos. |
| REQUISITOS Y CONDICIONES BÁSICAS |
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La Universidad implementó la inscripción de aspirantes en su página web, pero tenían dificultades para el manejo de las imágenes de los diferentes documentos de los interesados, ya que no podían controlar el proceso de captura, la calidad y peso de las mismas. Requerían de soluciones que permitieran simplificar el proceso, integrado desde su página web.
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| LA SOLUCIÓN |
SUMMAN y su grupo de asesores planteó una solución al proceso de Admisiones y Registros con el software de Gestión Documental DocuWare.
En la actualidad desde que el aspirante tramita el registro en la página web, allí DocuWare toma el control de los datos, enlazando los diferentes documentos de cada estudiante, escaneados en Admisiones y Registros en un escáner Fujitsu Fi6140. La totalidad de los documentos son devueltos al aspirante y ya no se requiere del expediente físico. Los documentos digitalizados están para consulta inmediata de acuerdo a los perfiles definidos por el administrador de DocuWare, sin manipulación física de los documentos.La captura de la información se hace en Admisiones y Registros; el aspirante después de registrado en la web va al CES para entregar los documentos requeridos y acordar la cita de la entrevista en caso de que aplique según el programa que no requiera examen, éstos son indexados y asociados al registro digitando un solo campo; por medio de un flujo documental, el expediente virtual va al entrevistador asignado, quien desde el aplicativo de Admisiones y Registros dirige la entrevista y con un vínculo a DocuWare puede ver los diferentes documentos del aspirante. Posteriormente el expediente virtual va a la Facultad asignada, se emite un acta que es impresa directamente en DocuWare, automáticamente es anexada a la hoja de vida y ésta viaja a Admisiones y Registros para realizar la liquidación de la matrícula.Los documentos son devueltos al aspirante en el mismo momento del escaneo, por lo cual el almacenamiento físico deja de ser un problema crítico para la Universidad y se optimiza el tiempo de los diferentes funcionarios que intervienen en el proceso de inscripción y matrícula. |
| LAS VENTAJAS DEL DETALLE |
Ventajas para el Usuario:
Los empleados de Admisiones y Registros pueden hoy atender a los aspirantes y estudiantes de manera ágil, optimizando su tiempo de trabajo. La integración de DocuWare con la herramienta de Admisiones y Registros ha contribuido a una rápida aceptación de la nueva cultura de manejo de documentos. |
Ventajas para las áreas:
Los empleados de Admisiones y Registros que intervienen en el proceso de inscripción de estudiantes realizan de manera eficaz su trabajo y tienen un mayor control sobre los diferentes estados de los documentos necesarios hasta la generación de la liquidación de la matrícula. |
Ventajas Corporativas:
La ventaja más importante que DocuWare le ha brindado al CES es poder impactar la calidad de servicio a los estudiantes en el proceso de inscripción y matrícula, al disminuir de horas a minutos el tiempo de atención.
Permite además controlar eficientemente el proceso de inscripciones y el manejo de la información de manera segura.
Mejora el rendimiento y eficiencia de los diferentes funcionarios de la Universidad, generando beneficios y optimización de los recursos.
Sin duda, DocuWare ayuda y comparte con el CES su misión de Universidad. Además de formar seres humanos, íntegros, libres, autónomos, éticos, científicos y universalmente competentes, el CES administra la información de los mismos, y DocuWare es la herramienta que le permite ir un paso adelante ofreciendo un servicio innovador y eficaz, satisfaciendo las expectativas de sus estudiantes y garantizando el cumplimiento de los servicios prometidos.
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