Requisitos y condiciones basicas

La Notaría 25  de Medellín en su plan estratégico de modernización requería una solución de digitalización del archivo escriturario, centrados en los textos de los instrumentos públicos sin incluir los anexos propios del acto al que accede a la escritura pública, permitiendo con uso restringido por el Notario la impresión del protocolo sin manipular el libro físico, como también la consulta en línea de forma segura integrando la solución de gestión documental con la página web corporativa www.notaria25medellin.com y presentando restricciones como marcas de seguridad, sombreado de firmas y acceso con clave personal

La solucion

SUMMAN planteó una solución que permitiera a los usuarios conectarse a la Notaría 25  de Medellín en www.notaria25medellin.com y consultar las escrituras para verificación de texto y/o lectura, de forma segura, evitando así el desplazamiento físico de los usuarios a las instalaciones de la Notaría. Las escrituras en firme podrán ser consultadas para su lectura, pero el requerimiento de copias del original se seguirá tramitando directamente en la Notaría.

Summan Ltda. Implementó y configuró un servidor de seguridad perimetral con Firewall y Proxy en el sistema operativo Red Hat Linux, donde se controla el acceso desde y hacia internet, garantizando las comunicaciones de usuarios de la Notaría; allí se implementó y configuró también el sistema de colaboración Zimbra, el cual permite la administración local del correo y agendas compartidas.

Asegurada la conexión de los usuarios, se configuró un servidor Windows 2008 Server donde van las aplicaciones de la Notaría (facturación y contabilidad) y el sistema de gestión documental DocuWare.

En el sistema de gestión documental DocuWare se digitalizan las escrituras  y actos desde su origen, permitiendo consulta vía web de forma segura a las diferentes entidades y personas que intervienen en el proceso legal, para agilizar y facilitar las modificaciones a que tuvieran lugar. Las escrituras firmadas por las partes son escaneadas, indexadas por diferentes campos y almacenadas en DocuWare, lo que permite una búsqueda inmediata y efectiva de las mismas. La Notaría 25 entrega a sus usuarios un  código de usuario y contraseña, permitiendo el acceso solo a sus documentos de forma segura a través de la página web de la Notaría.

Las ventajas en detalle
Ventajas para el Usuario:
Impacto en la calidad de servicio al cliente, al poder consultar de forma inmediata las escrituras e imprimir con excelente calidad el documento sin necesidad de desplazamiento físico ni manipulación del documento.

Ventajas para las áreas:
El área de Protocolo mejora ostensiblemente la eficiencia de su grupo de trabajo, al disponer sus usuarios lectura previa de las escrituras de proyectos generadas y aplicar a tiempo correcciones o cambios, ahorrando tiempo y desplazamiento de los terceros que intervienen en el proceso.

Ventajas Corporativas:
La ventaja más importante que la solución de gestión documental de Summan Ltda. le ha brindado a La Notaría 25  de Medellín es innovar tecnológicamente el acceso a la información de los usuarios, saliéndose del marco tradicional del gremio,  impactando la calidad de servicio al cliente, al reducir desplazamientos físicos, tiempo de consulta, calidad en la impresión de los documentos, entre otros.

Sin duda, Summan Ltda. ayuda y comparte con La Notaría 25  de Medellín su visión de ser líder en la atención y servicio al cliente, con el mayor soporte tecnológico y el recurso humano más capacitado, por medio de productos y servicios de clase mundial, y la integración de DocuWare, Fujitsu y Red Hat, herramientas que les permite ir un paso adelante ofreciendo un servicio innovador y eficaz, satisfaciendo las expectativas de sus usuarios y garantizando el cumplimiento de los servicios prometidos.

La finalidad

• Innovar el acceso a la información por parte de sus usuarios de forma segura.
• Generar mayor eficiencia en la organización.
• Optimizar recursos tecnológicos.
• Impactar el servicio al cliente.

Las ventajas

• Garantizar la seguridad en la consulta de la información al tener control de los accesos desde internet, certificado SSL y parametrización de usuarios internos y externos.
• Mayor motivación para sus usuarios al poder interactuar con los servicios de la Notaría de forma independiente y sin límite de horarios.
• Garantizar imágenes de excelente calidad y control efectivo de la consulta de las mismas.
• Ahorro de dinero en consulta, desplazamiento de usuarios, recursos tecnológicos y humanos.