“Para cualquier empresa, mantener un inventario de documentos preimpresos implica una tarea extra que no sólo conlleva tiempo de un empleado sino también múltiples riesgos, pues se deben controlar numeraciones, vigilar la existencia de cada documento en cada una de las sedes y coordinar el envío oportuno de la documentación que se vaya agotando, esto, a fin de evitar que una de las sedes pueda quedarse sin existencia lo cual generaría un traumatismo en la operación de la compañía.

La solución propuesta por Summan DataVar ha representado un mejoramiento en el tema, pues ahora no se controlan inventarios de documentos ya que imprimimos por demanda, además, tenemos mayor seguridad y calidad en nuestras impresiones.”

Requisitos y condiciones basicas
Carga S.A. maneja inventario de papelería preimpresa tanto en su sede principal como en cada una de sus 12 agencias a nivel nacional. El hecho de almacenar documentación preimpresa en cada sede genera un riesgo alto, pues los documentos están expuestos a la manipulación física, alteración y/o pérdida. Si dichos documentos llegaran a ser falsificados representarían un problema de seguridad para la compañía.

La solucion
SUMMAN y su grupo de asesores planteó una solución al proceso de impresión involucrando hardware Kyocera y desarrollo de formatos electrónicos de Documentos Summan DataVar. En las diferentes sedes de la empresa se instalaron impresoras láser Kyocera y se incluyeron documentos de control administrativo. Summan DataVar distribuye de manera automática la impresión a la sede que lo requiere, generando siempre un PDF para su posterior almacenamiento o distribución vía correo electrónico. En el proceso de impresión se controlan las impresoras para que documentos críticos solo sean impresos en los equipos autorizados por la gerencia de la compañía, eliminando en gran medida la alteración de los mismos, así como la optimización de recursos.

Ventajas para el Usuario:
Los empleados imprimen de manera ágil los diferentes documentos a los cuales tienen permiso, sin intervenir físicamente en el proceso de impresión.

Ventajas para las áreas:
Los empleados de Informática han disminuido el número de incidentes en la impresión al tener equipos robustos, de gran calidad y con insumos de larga duración.

Ventajas Corporativas:
La ventaja más importante que Kyocera y Summan DataVar le ha brindado a Carga S.A. es poder imprimir documentos de excelente calidad con elementos de seguridad que permiten controlar el proceso de impresión, el manejo de recursos y el inventario de insumos para los equipos mejorando asi, el rendimiento y eficiencia de los diferentes funcionarios de la empresa.

La finalidad

• Imprimir documentos seguros, difíciles de alterar.
• Calidad en la impresión de los documentos. Optimizar el inventario de papelería preimpresa.
• Integración efectiva con el sistema de información de la empresa y con el hardware de impresión.
• Satisfacer con seriedad y responsabilidad las necesidades de nuestros clientes.
• Suministrar un servicio confiable, seguro y a tiempo.

Las ventajas

• Rápida atención y mejor calidad de servicio.
• Liberación de tiempo de funcionarios de Sistemas en incidentes de impresión.
• Control de documentos críticos que implican riesgos de seguridad tanto para la empresa como sus clientes.
• Ahorro de tiempo y dinero en administración de insumos y materiales.
• Mantener la información corporativa actualizada, sin desperdicio de papel.
• Trabajar con hardware Kyocera enfocado a mejorar el medio ambiente.