Manejo Documental Formatos Electrónicos de Documentos Qué es un Formato Electrónico de Documentos
¿Qué es un Formato Electrónico?
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Un formato electrónio es un desarrollo de uno o varios documentos en un lenguaje de impresión, el cual es interpretado por la impresora láser o MFP (multifuncional), permitiendo mejora de imagen y funcionalidad de los documentos de data variable como facturas, órdenes de compra, cheques, listas de empaque, órdenes de servicio, entre otros. Pero no es solo reemplazar el papel preimpreso el enfoque principal de un formato electrónico, es utilizar una arquitectura de impresión con una estrategia de documentación para generar eficiencia en los procesos de impresión y entregar información útil a Terceros.

Tipos de lenguaje de impresión:
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PostScript: Es un lenguaje de descripción de página desarrollado por Adobe e introducido en la impresora LaserWriter de Apple en 1985. Desde un principio, PostScript poseía capacidades como tipos escalables y manejo de gráficos vectoriales, que se agregaron al PCL sólo después de varios años. Por esta razón, PostScript se convirtió con rapidez en ";y sigue siéndolo"; el estándar de la industria para la edición de escritorio y el trabajo gráfico. Adobe otorga licencias del lenguaje PostScript a muchos fabricantes de impresoras, incluyendo aquellos que producen las fotocomponedoras de alta resolución, las cuales son empleadas por los despachos de preprensa para producir los materiales necesarios para los procesos de offset de impresión de periódicos, revistas y libros.

PostScript no usa secuencias de clave de escape como PCL; es más un lenguaje de programación estándar. A PostScript se le llama lenguaje orientado a objetos debido a que envía imágenes a la impresora más como objetos geométricos que como mapas de bits. Esto significa que para producir texto usando una fuente en particular, el controlador de la impresora especifica un diseño de fuente y un tamaño específico. El esquema de fuente es una plantilla para la creación de los caracteres de la fuente a cualquier tamaño. De hecho, la impresora genera la imagen de los caracteres a partir del esquema, en vez de llamar a un mapa de bits almacenado de cada carácter en cada tamaño. A este tipo de imagen que se genera específicamente para uso en una página en particular se le denomina gráfico vectorial, a diferencia de un gráfico de mapa de bits, el cual llega a la impresora como un patrón de puntos totalmente formado. PCL no tuvo la capacidad de imprimir tipos escalables hasta la versión 5 que se introdujo en 1990.

Cuando se trata de fuentes de impresión los esquemas simplifican el proceso, pues permiten equipar a las impresoras con más fuentes internas susceptibles de imprimirse en cualquier tamaño. Por otra parte, las fuentes de mapa de bits por lo regular deben descargarse a la impresora desde la PC. Cuando están involucradas imágenes, la diferencia entre un objeto basado en vectores y un mapa de bits puede apreciarse a menudo ¿n la salida impresa. Debido a que la imagen vectorial se genera, de hecho, dentro de la impresora, su calidad se basa en las capacidades de la misma.

Imprimir una imagen vectorial en una impresora de 600 ppp genera un producto de mucho mayor calidad del que plasmaría una impresora de 300 ppp. Por otro lado, una imagen de mapa de bits genera la misma salida en ambas impresoras. Nota: PostScript proporconó la base para los archivos PDF (Formato Portátil de Documento) los cuales pueden crearse con Adobe Acrobat. PostScript 3 puede imprimir directamente los archivos PDF sin necesidad de que una aplicación procese el trabajo de impresión. (fuente: mailxmail.com)

EL PCL
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Es un lenguaje de descripción de página desarrollado por Hewlett-Packard, a principios de los ochenta, para sus impresoras. Como resultado del predominio de HP en el mercado de las impresoras, el PCL se ha convertido en un estándar emulado por muchos otros fabricantes de impresoras.

Además del texto real que se imprime, el PCL consta en gran medida de comandos diseñados para accionar diversas características y capacidades de la impresora. Estos comandos se agrupan en cuatro categorías:

  1. Claves de control. Claves ASCII estándar que representan una función en lugar de un carácter, como por ejemplo Retorno de carro (CR, Carriage Return), Salto de hoja (FE Form Feed) y Avance de línea (LE Line Feed).
  2. Comandos PCL. Básicamente, el mismo tipo de secuencias de claves de escape utilizadas por las impresoras de matriz de puntos. Estos comandos comprenden la mayoría del código de control de un archivo PCL e incluyen equivalentes específicos a la impresora de los parámetros del documento, como el formato de página y el tipo de letra.
  3. Comandos HP-GL/2 (Lenguaje Hewlett-Packard para Gráficos). Comandos específicos a la impresión de gráficos vectoriales como parte de un documento compuesto. Un comando HP­GL/2 consiste en un código mnemotécnico de dos letras que podría estar seguido de uno o más parámetros para especificar cómo debe la impresora procesar el comando.
  4. Comandos PJL (Lenguaje de Trabajo de Impresora). Permiten que la impresora se comunique con la PC de manera bidireccional, intercambiar información del estado del trabajo e identificación de impresora y controlar el PDL que debe usar la impresora para un trabajo específico y otras funciones del panel de control de impresoras. Los comandos PJL están limitados al control de la impresora a nivel de trabajo y no están comprendidos en la impresión de documentos individuales. El PCL ha evolucionado a medida que las capacidades de las impresoras han mejorado.

Las impresoras Hewlett-Packard de inyección de tinta y de margarita, de principios de los años ochenta, utilizaron las versiones 1 y 2 de PCL, las cuales no podían considerarse lenguajes de descripción de página completos. La primera impresora LaserJet aparecida en 1984 utilizó PCL 3, y los modelos más recientes contienen PCL 6. (fuente: mailxmail.com)

Ventajas:
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Impresión por demanda, en papel blanco, sin necesidad de tener inventario de papel preimpreso.El formato electrónico de documentos permite tener actualizada la imagen corporativa o los datos estáticos, al poder realizar cambios en el diseño o textos sin necesidad de destruir inventario de papelería, simplemente al realizar los cambios el próximo documento impreso está actualizado.

Permite introducir lógica condicional en el desarrollo de los doxumentos, integrando así en un mismo proceso de impresión otros documentos, impactando positivamente procesos.

Se pueden generar PDF's livianos de los documentos a imprimir, con varias funciones como enviar a correo electrónico automáticamente y almacenarlo en una carpeta, el cual puede ser llevado al sistema de gestión documental DocuWare sin intervención manual de operarios.

Dependiendo del aplicativo a utilizar, se puede integrar datos de diferentes bases de datos.